相手から自分の欲しい答えがを引き出す時にすること

よく面談や、何かを決めるときに情報を吸い上げないといけない事ってありますよね。
管理者だったり、部下や後輩を持っている方なら必ずやらなければいけない仕事の一つになってきます。

そんな時質問や聞き取りをしても、よく分からないです。考えたことありません。
と言われてしまって会話が止まったり、こちらが欲しい情報が上手く吸い上げられなかったりすることがあります。
こういう回答をまとめたレポートを社員達は提出する事になるのですが
私から情報これだけ？聞かれてしまいます。すると、

みんな聞いても答えてくれませんでした。
情報が少なくて…みんなあんまり考えていないんだと思います。

と回答をされることがあります。
でも本当にそうでしょうか。
試しに、どんな感じで質問したり聞き取りをしたのかちょっとやってみて。
と自分たちが普段やっている聞き取りの方法を見せてもらう事にしました。

メールやラインでやり取りしている社員の場合だと、
○○から××の事について確認したい事があります。
これについて回答して下さい。
私が送った以来文そのままコピペでした。

口頭だと、
○○について、質問が来てます。
○○らしいんですが、××さんはどうでしたか？

というどこか他人事の様な感じでした。この質問が来た時
私もこの社員の部下だったら、正直何を答えたら良いのか分からないかな…と感じました。

これって何に使う聞き取りなんだろう
どう答えら良いんだろう…なんか私やらかした？
と思うのが率直な感想です。

追加でこんなことも聞いてみました。
社員達に、このレポートって何に使われるのか分かる？
どんなことに今後役立てるのか分かる？

社員達は、
口を揃えてよく分からないです。
聞かれたからそのまま社員達にも聞きました。
と回答。
これじゃあ、上がってくるレポートがすっからかんなのも納得です。
何を聞いたらいいのか分からない人が質問したら、
回答をする側は何を答えたら良いのかもっと分からないからです。

社員を同席させて、もう一度レポートの聞き取りをしてみる事にしました。

お疲れ様です！
今実績が上がらない原因を調べていて、何が要因なのかを確認するために売り場で販売している社員さん達に聞き取りをしています。
誰の実績が悪いとか、○○さんが実績が悪いからそこを直すための聞き取りじゃないから安心して貰いたいのと
販売しづらい状況があるなら教えて欲しいのと、最近いつもと状況が変わった事とかがあったら教えて欲しいんですが何か気になった事ありますか？

社員達は少し考えた後、そういえば最近…や実は…
と少しずつ話し始めました。もし私の中で理解しきれない事があったら
それってこういう事ですか？こういう認識で合ってますか？と、
自分が持っている答えを少しずつ出して、相手が持っている答えと一致しているところや異なっているところを探します。
もし答えが間違ってるところがあればもう少しここの部分について教えてください。
と深堀していきます。

この時その場で絶対否定したり、話の腰を折ったりしません。
相手も自分の話を否定されるのが怖いし、受け入れられないと思った時点で話をしてくれなくなるからです。別に自分が何を相手に伝えたとしても何のインセンティブも発生しないですし。
なので出来るだけ自分の話を聞いてくれて、受け入れて、肯定してくれると分かってもらわないと本音に近い回答を貰えないんです。

職場の人間は自分のGoogle先生でも無ければchatGPTでも無いです。
職場にいる限りその場での人間関係は続くし、削除ボタンや電源を切るように自分の行ったことを無かったことにはできないです。
何なら何か聞き取りがある時点で、何か責められるんじゃないか。自分が働いている中で何か指摘されてしまうのではないかと感じている社員もいます。

なので大丈夫だよ。
ちゃんと力になってくれてるんだよ。
という事を相手が受け取るまで伝える必要があります。
もっと言うと、普段からこういう気持ちを持つような人間関係を気づいていないと
急に何か社員達に負荷をかける瞬間が出てきた時、優先順位の高い依頼事項や対応内容を快諾してくれなくなってしまいます。

私も何となくあります。
普段から凄く粗末に扱ってくる社員や取引先に対してはイライラするものですし、そういう方から何かお願いごとをされてもついつい後回しにしてしまいます。
だからきっと同じなんですよね。

忙しいとついつい、周りにいる誰かを粗末にしてしまう瞬間があるかもしれないのですが
その粗末にした事実は同じ様に必ず自分で回収する瞬間も出てきます。
今回の社員達が聞き取って作ったレポートの様にです。
私も社員達と同じ様に現場で起きた事のレポートを作っていたので、本当によく分かります。
だからこそこの記事を読んでいる皆さんには出来るだけ苦労せず、サクッとヒアリングして定時で帰っていただけるように生かしていただければと思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。